Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität gesucht

Teilzeit | Stundenumfang nach Absprache, derzeit ca. 80–100 Stunden pro Monat | unbefristet | ab sofort | Raum Alpirsbach

Du liebst es, wenn Dinge gut organisiert sind, klare Abläufe bestehen und alles seinen festen Platz hat? Du möchtest nicht nur verwalten, sondern Dinge aufbauen, verbessern und anschließend dafür sorgen, dass sie im Alltag funktionieren?

Dann könnte diese neu geschaffene Stelle gut zu Dir passen.

Wir betreuen Ferienhäuser im Schwarzwald im Full-Service. Aktuell entwickeln wir unsere internen Strukturen, Hausstandards und Abläufe konsequent weiter. Dafür suchen wir eine Person, die direkt mit Heiko und Sandra zusammenarbeitet, Verantwortung übernimmt und sowohl am Schreibtisch als auch praktisch vor Ort gerne organisiert.

Entscheidender als eine ganz bestimmte Berufsbezeichnung ist für uns, wie Du arbeitest und denkst.

Du solltest:

• idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen,
• strukturiert, zuverlässig und eigenständig arbeiten,
• Freude an Ordnung, Organisation und klaren Prozessen haben,
• Probleme nicht nur erkennen, sondern Lösungen entwickeln und umsetzen,
• gerne Verantwortung übernehmen,
• sicher mit Word und Excel umgehen,
• offen für neue Software, digitale Prozesse und KI-Anwendungen sein,
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse haben,
• freundlich und verbindlich mit Gästen, Mitarbeitern und Dienstleistern kommunizieren können,
• sowohl Büroarbeit als auch praktische Arbeit vor Ort mögen.

Berufserfahrung aus Organisation, Assistenz, Verwaltung, Tourismus, Hotellerie, Ferienhausmanagement oder einem vergleichbaren Umfeld ist von Vorteil.

Führerschein Klasse B und ein eigener Pkw sind erforderlich. Dienstfahrten und Fahrten zur Arbeit werden mit Kilometergeld vergütet.

Und noch etwas ist uns wichtig: Wir sind ein kleines, pragmatisches Team. Wenn irgendwo im Ausnahmefall wirklich Unterstützung gebraucht wird, packen wir gemeinsam an – unabhängig davon, ob die Aufgabe gerade exakt in der eigenen Stellenbeschreibung steht.

Deine Aufgaben

Ein wichtiger Schwerpunkt der ersten Monate ist der weitere Aufbau unserer organisatorischen Standards in den Ferienhäusern.

Du unterstützt uns dabei,

• unsere Ferienhäuser, Ausstattung und Lager systematisch zu organisieren,
• feste Ablageorte, Bestände und klare Standards zu schaffen,
• Haus- und Prozessdokumentationen aktuell zu halten,
• Checklisten und Arbeitsabläufe weiterzuentwickeln,
• Verbesserungen zu erkennen und anschließend auch praktisch umzusetzen,
• Schulungen und Einweisungen für unser Reinigungs-, Service- und Hausmeisterteam vorzubereiten und durchzuführen.

Uns geht es dabei nicht darum, möglichst viele Listen zu produzieren. Was wir festlegen, soll im täglichen Betrieb tatsächlich funktionieren.

Mit zunehmender Einarbeitung übernimmst Du darüber hinaus Verantwortung im laufenden Ferienhausbetrieb. Dazu gehören beispielsweise:

• organisatorische Vertretung im Tagesgeschäft,
• Koordination bei kurzfristigen Problemen,
• Abstimmung mit Mitarbeitern und Dienstleistern,
• Gästekommunikation per Telefon und E-Mail,
• Arbeiten mit unseren digitalen und KI-gestützten Systemen,
• selbstständige Entscheidungen innerhalb Deines Verantwortungsbereichs.

Zusätzlich unterstützt Du uns bei allgemeinen kaufmännischen und administrativen Aufgaben, beispielsweise mit Word und Excel, bei vorbereitender Buchhaltung oder wiederkehrenden Aufgaben der Personaladministration.

Arbeitszeit und Arbeitsort

Die Stelle ist als Teilzeitstelle vorgesehen. Den konkreten Stundenumfang stimmen wir miteinander ab. Derzeit rechnen wir mit ungefähr 80–100 Stunden pro Monat.

Die Arbeitszeiten stimmen wir flexibel miteinander ab.

Dein Schwerpunkt liegt in Alpirsbach und unseren Ferienhäusern in der näheren Umgebung. Gerade während der Einarbeitung wirst Du regelmäßig vor Ort sein. Später können geeignete administrative Tätigkeiten teilweise auch im Homeoffice erledigt werden.

Nach entsprechender Einarbeitung gehört außerdem die gelegentliche Beteiligung an Vertretungszeiten außerhalb der üblichen Bürozeiten gehört dazu.

Benefits

• eine unbefristete Festanstellung
• eine Teilzeitstelle – derzeit rechnen wir mit ca. 80–100 Stunden monatlich
• 16–23 € brutto pro Stunde, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung
• flexible Arbeitszeiten in gegenseitiger Abstimmung
• nach der Einarbeitung teilweise Homeoffice
• viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit den Inhabern
• abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Projektarbeit, Büro und Ferienhäusern
• eigene Verantwortungsbereiche mit zunehmender Einarbeitung
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Essenszuschuss
• Kilometergeld
• Vorteile und Mitarbeiterrabatte rund um unsere Ferienhäuser
• Getränke am Arbeitsplatz

Und vor allem:

Eine Aufgabe, bei der Du am Ende des Tages sehen kannst, was Du verändert und verbessert hast.

Schick uns Deinen Lebenslauf und gerne ein paar persönliche Sätze dazu, warum genau diese Aufgabe zu Dir passen könnte. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen.